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Meilensteintrendanalyse |
klassisch |
CatPec |
k |
Die Meilensteintrendanalyse ist eines der beliebtesten Verfahren des Projektcontrollings, das überwiegend im klassischen Projektmanagement Anwendung findet. Sie dient zur Prognose und Steuerung von Terminen innerhalb kleinerer und mittelgroßer Projekte 1. Dabei werden einzelne Projektabschnitte vorab zeitlich kalkuliert und Terminen zugeteilt, an denen der Projektabschnitt, definiert als ein Meilenstein, abgeschlossen sein soll. Die Meilensteintrendanalyse stellt eine Visualisierung von Terminänderungen im Projekt dar. Dadurch lassen sich Trends ablesen und Schwächen sowie Risiken im Projekt frühzeitig erkennen. Zudem schafft die Meilensteintrendanalyse Transparenz gegenüber den Stakeholdern eines Projekts 2.
Die Meilensteintrendanalyse soll den Projektverantwortlichen einen visuellen Überblick über die Entwicklung der einzelnen Projektabschnitte im Verlauf der aufeinanderfolgenden Berichtsperioden geben 2. Bei der Meilensteintrendanalyse sollten drei wesentliche Fragen immer im Blick gehalten werden:
- Wie liegt man im Zeitplan?
- Wird das Projekt rechtzeitig fertig?
- Können die einzelnen Termine eingehalten werden? 3.
Um eine erfolgreiche Meilensteintrendanalyse durchzuführen, muss das Projekt zu Beginn in sinnvolle Teilprojekte zerlegt werden und eindeutig definierte Meilensteine festgelegt werden. Dabei müssen die Ziele klar und realistisch gesetzt sein 4.
Die Meilensteintrendanalyse kann grundsätzlich bei allen Arten von Projekten angewendet werden. Sie dienen neben der Übersicht für die Interessensgruppen des Projekts auch als Zwischenbericht an das höhere Management 5. Außerdem sollte sie bei keinem Projektabschluss fehlen 6
Nachdem am Anfang des Projektes die Meilensteine festgelegt werden, folgen im Laufe der Projektdurchführung regelmäßige Statusbesprechungen, um die Entwicklung der Meilensteine im Blick zu haben. Dabei sollten alle Mitarbeiter anwesend sein, die für einen oder mehrere Meilensteine verantwortlich sind. Bei diesen Meetings werden neben bereits erledigten Aufgaben, dabei aufgetretene Probleme, Planungsschwächen und die weitere Vorgehensweise für darauffolgende Meilensteine besprochen 4.
Besonders wirkungsvoll ist die grafische Darstellung der Meilensteine. Dazu wird ein Diagramm erstellt. An der y-Achse werden die geplanten Termine der Meilensteine abgetragen. An der x-Achse werden die tatsächlichen Berichtszeitpunkte eingetragen. Dabei entsteht eine Winkelhalbierende. Idealerweise fallen die geplanten Termine mit den letzten Berichtszeitpunkten zusammen. Das bedeutet, dass der Termin eingehalten wurde. Dies passiert in der Realität aber sehr selten, da Projekte meist schnell in Verzug geraten und auch Gegenmaßnahmen zum Aufhalten der Verzögerung oft nicht ausreichend sind 6.
Die Steigungen des Diagramms haben folgende Bedeutungen:
- Horizontale Linien: Hier wurde der Termin wie geplant eingehalten. Es gibt keine Verzögerungen und der nächste Projektschritt kann auf das abgeschlossene Teilprojekt aufgebaut werden 1.
- Steigende Linien: Der Termin hat sich verzögert. Es sollen dringend Maßnahmen ergriffen werden, um im Zeitplan bleiben zu können, damit sich der Abschluss anderer Projektschritte nicht weiter in die Zukunft verschiebt 1.
- Fallende Linien: Hier konnte der Termin nicht nur eingehalten werden, sondern der Meilenstein auch frühzeitig abgeschlossen werden. Dies ist sehr von Vorteil, wenn sich zukünftige Termine im Projekt verzögern werden, da ein Zeitfenster geschaffen wurde, der später genutzt werden kann, um bei kommenden Meilensteinen den Zeitplan einhalten zu können 1.
Obwohl sich die Meilensteinstrendanalyse auch ganz einfach auf dem Papier anwenden lässt, gibt es mittlerweile zahlreiche Excel Add-ons, Tools bei Microsoft Project oder Cloudbasierte Services, deren Zweck es ist, den Projektfortschritt professionell zu visualisieren 7.
- Lessons learned: Performance Steuerung beim Projekt-Turnaround
- Schreckeneder, B. C. (2013). Projektcontrolling. Projekte überwachen, steuern, präsentieren (4. Aufl.). Freiburg: Haufe-Lexware.
- Fiedler, R. (2016). Controlling von Projekten. Mit konkreten Beispielen aus der Unternehmenspraxis - Alle Aspekte der Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle (7. Aufl.). Wiesbaden: Springer Fachmedien.