📝 #675 - docs: add documentation about the complete process flow

backend/docs/manual/index.rst

@@ -4,13 +4,80 @@
 Gebruikershandleiding
 =====================
 
-Deze handleiding is bedoeld voor de gebruikers van het systeem. Hierin wordt uitgelegd hoe per rol de verschillende
-taken kunnen worden uitgevoerd.
+Deze handleiding is bedoeld voor de gebruikers van het systeem, en beschrijft het overkoepelende proces voor het
+beoordelen, goedkeuren, en vernietigen van vernietigingslijsten binnen de applicatie. Het proces omvat verschillende
+rollen en hun bijbehorende verantwoordelijkheden.
 
 .. toctree::
     :maxdepth: 2
     :caption: Inhoudsopgave
 
     1-record-manager/index
     2-reviewer-archivaris/index
-    3-administrator/index
+    3-administrator/index
+
+Overkoepelend proces vernietiging
+---------------------------------
+
+Deze handleiding beschrijft het overkoepelende proces voor het beoordelen, goedkeuren, en vernietigen van
+vernietigingslijsten binnen de applicatie. Het proces omvat verschillende rollen en hun bijbehorende
+verantwoordelijkheden.
+
+Rollen en verantwoordelijkheden
+-------------------------------
+
+Het proces wordt uitgevoerd door verschillende rollen, waarbij elke rol specifieke verantwoordelijkheden heeft:
+
+- **Record manager**:
+    - De **record manager** is verantwoordelijk voor het aanmaken, beheren en voorbereiden van de vernietigingslijst.
+    - De **record manager** is ook verantwoordelijk voor het doorsturen van de lijst naar de archivaris na goedkeuring
+      door de beoordelaar.
+    - De **record manager** kan niet de **beoordelaar** van dezelfde vernietigingslijst zijn, maar kan zowel de rol van
+      record manager als beoordelaar in het systeem vervullen, mits deze rollen betrekking hebben op verschillende
+      lijsten.
+
+- **Beoordelaar**:
+    - De **beoordelaar** beoordeelt de vernietigingslijst op basis van vooraf gedefinieerde criteria.
+    - De **beoordelaar** kan de lijst goedkeuren of afwijzen.
+    - Indien er meerdere beoordelaars zijn, kunnen zij gezamenlijk de lijst beoordelen, maar de **hoofdbeoordelaar**
+      heeft de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor goedkeuring of afwijzing van de lijst.
+    - De **beoordelaar** is verantwoordelijk voor het markeren van zaken als **geaccordeerd** of **uitgezonderd**.
+
+- **Mede-beoordelaar**:
+    - De **mede-beoordelaar** is een extra beoordelaar die kan worden toegevoegd om samen met de hoofdbeoordelaar de
+      lijst te beoordelen.
+    - De **mede-beoordelaar** heeft dezelfde beoordelingsverantwoordelijkheden als de hoofdbeoordelaar, zoals het
+      goedkeuren of afwijzen van zaken in de lijst.
+    - De beoordelingen van alle **mede-beoordelaars** worden zichtbaar voor alle beoordelaars.
+    - De **mede-beoordelaar** kan zaken als **geaccordeerd** of **uitgezonderd** markeren, maar heeft geen bevoegdheid
+      om de lijst als geheel goed te keuren of af te wijzen. Dit kan alleen de **hoofdbeoordelaar** doen.
+
+- **Archivaris**:
+    - De **archivaris** heeft de laatste beoordeling van de vernietigingslijst en geeft de goedkeuring voor de
+      vernietiging.
+    - Als de lijst door de beoordelaar is goedgekeurd, stuurt de **record manager** deze door naar de **archivaris**
+      voor de laatste goedkeuring.
+
+Processtappen
+-------------
+
+1. **Voorbereiden van de lijst (door de record manager)**:
+    - De **record manager** creëert de vernietigingslijst en past deze eventueel later nog aan.
+    - Zodra de lijst klaar is, kan de **record manager** de lijst naar de beoordelaar sturen.
+
+2. **Beoordelen van de lijst (door de beoordelaar en mede-beoordelaars)**:
+    - De **beoordelaar** opent de lijst en beoordeelt de zaken.
+    - De **mede-beoordelaar** heeft dezelfde beoordelingsverantwoordelijkheden als de **beoordelaar** en kan zaken
+      goedkeuren, afwijzen of uitzonderen.
+    - Alle beoordelaars (hoofdbeoordelaar en mede-beoordelaars) kunnen hun opmerkingen en beoordelingen zien, maar
+      alleen de **hoofdbeoordelaar** kan de lijst goedkeuren of afwijzen.
+
+3. **Doorsturen naar de archivaris (door de record manager)**:
+    - Nadat de lijst is goedgekeurd door de beoordelaar, stuurt de **record manager** de lijst door naar de
+      **archivaris**.
+    - De **archivaris** heeft de laatste goedkeuring om de vernietiging in gang te zetten.
+
+4. **Vernietigen van de lijst (door de archivaris)**:
+    - Na goedkeuring door de archivaris, worden de geselecteerde zaken definitief vernietigd.
+    - Een vernietigingsrapport wordt gegenereerd door het systeem na afloop van de vernietiging, welke kan worden
+      gedownload door de record manager.